Politique de confidentialité de Sigilium

Version française, mise à jour le 2 Juillet 2018

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La confidentialité et la sécurité sont de la plus haute importance pour Sigilium. Aussi nous nous évertuons à assurer que nos mesures techniques et organisationnelles en place respectent vos droits relatifs à la protection des données.

Cette Politique de confidentialité décrit nos règles concernant la gestion, le traitement et le stockage des données personnelles soumises dans le cadre de nos services. Le terme « données personnelles » désigne les informations relatives à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée.

Consentement

En s’inscrivant à nos services ou en remplissant un formulaire de contact sur notre site (www.sigilium.com) ou autres sites appartenant à Sigilium, vous convenez et acceptez que Sigilium puisse recueillir, traiter, stocker et/ou utiliser les données personnelles soumises, en conformité avec les règles exposées ci-après. En nous donnant votre consentement, vous conservez également le droit de rectification, le droit à l’oubli et/ou le droit à la suppression de vos données personnelles.

Données personnelles collectées

Identité et coordonnées du responsable de traitement de données

Les données personnelles sont collectées sur notre site par la société Sigilium, SARL immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro B 809 637 382 et dont le siège social est sis : 152 Breaux de la Colline - 92213 Saint Cloud Cedex. Le responsable de traitement de données chez Sigilium est Thomas Darde. Il peut être contacté à l'adresse suivante : privacy@sigilium.com

Déclaration CNIL

Les traitements automatiques d’informations ont fait l’objet de déclarations à la CNIL sous les numéros DPO-3806. Vous conservez le droit de déposer une réclamation pour atteinte à la protection de vos données, auprès de cette autorité de contrôle.

Données collectées sur le site

Lorsque vous vous inscrivez à nos services, les données suivantes sont collectées et traitées : email, civilité, prénom, nom, pays, numéro de TVA intracommunautaire le cas échéant, mot de passe, adresse postale, numéro de téléphone, adresse(s) IP et nom de domaine. En utilisant nos services, les données suivantes sont collectées et traitées : données de connexion et données de navigation lorsque vous l’autorisez, historiques de commandes, réclamations, incidents, informations relatives aux abonnements et correspondances sur notre site. Certaines données sont collectées automatiquement du fait de vos actions sur le site (voir le paragraphe relatif aux cookies ci-dessous).

Les données soumises ne doivent pas inclure de données personnelles sensibles, du type identifiants gouvernementaux (comme les numéros de sécurité sociale, de permis de conduire, ou les numéros d’identification de contribuable), numéros complets de carte de crédit ou de compte bancaire personnel, dossiers médicaux ou informations relatives à des demandes de soins associées à des personnes.

Finalités des traitements et base juridique

L’objectif principal de la collecte de vos données personnelles est de vous offrir une expérience sûre, optimale, efficace et personnalisée. À cette fin, vous acceptez que Sigilium puisse utiliser vos données personnelles pour :

  • fournir nos services et en faciliter le fonctionnement, y compris en menant pour ce faire des vérifications vous concernant
  • résoudre les éventuels problèmes afin d’améliorer l’utilisation de notre site et de nos services
  • personnaliser, évaluer, améliorer nos services, contenus et documentation
  • analyser le volume et l’historique de votre utilisation de nos services
  • vous informer sur nos services et ceux de nos sociétés partenaires
  • empêcher, détecter et enquêter sur toutes activités potentiellement interdites et illégales ou contraires aux bonnes pratiques, et assurer la conformité avec nos conditions générales d’utilisation et notre politique d’envoi
  • respecter nos obligations légales et réglementaires.

Pour les clients qui se sont inscrits directement sur le site, nous traitons leurs données pour l’exécution du contrat de prestation de services.

Pour nos newsletters, utilisez les études de cas et le matériel marketing, nous traitons vos données personnelles sur la base du consentement explicite que vous avez donné à cet effet.

Newsletter et emails marketing

Pour ceux d’entre vous ayant explicitement choisi de recevoir notre newsletter Sigilium, vous pouvez facilement vous en désinscrire en suivant les liens de désinscription figurant dans chacun de ces emails.

Statistiques des emails

Bien avant que la RGPD ne rentre en place, nous nous sommes engagé à ne pas traquer et analyser les taux d'ouverture de vos signatures emails. Nous conservons le nombre de clics que chaque annonce a généré, mais de manière anonyme et sans distinction ni des expéditeurs, ni des destinataires. Cela afin d'attester de l'efficacité du service de manière mesurable, tout en respectant les échanges avec vos interlocuteurs qui n'ont donné leur accord explicite au fait d'être traqué. Cela conformément à la RGPD.

Témoignages

Sigilium publie sur son site une liste de Clients & Témoignages comportant des informations sur le nom de nos clients et leurs titres. Sigilium s’engage à obtenir l’autorisation de chaque client avant publication sur le site de tout témoignage. Si après accord, vous souhaitez finalement retirer votre témoignage, vous pouvez nous envoyer un email à l’adresse: privacy@sigilium.com et nous supprimerons les informations dans les 24h suivant votre demande. Touours en vue de protéger les données de ses utilisateurs, les exemples de signature email visibles sur le site internet de Sigilium sont rendus anonymes par des coordonnées type.

Destinataires de vos données

Les données personnelles vous concernant, collectées sur le site de Sigilium, sont destinées à une utilisation propre au service délivré par Sigilium, et ne peuvent être transmises que partiellement aux sociétés sous-traitantes et auxquelles Sigilium peut faire appel dans le cadre de l’exécution de ses services. Sigilium assure la conformité avec les exigences de protection des données pour toutes ses sociétés sous-traitantes.

En aucun cas, Sigilium ne vend ni ne loue vos données personnelles à des tiers à des fins de marketing.

En outre, Sigilium ne divulgue pas vos données personnelles à des tiers, excepté si (1) vous (ou votre administrateur de compte agissant en votre nom) en formulez la demande ou autorisez la divulgation ; (2) la divulgation est requise pour traiter des transactions ou fournir des services que vous avez demandés ; (3) Sigilium y est contrainte par une autorité gouvernementale ou un organisme de réglementation, en cas de réquisition judiciaire, de citation à comparaître ou de toute autre exigence gouvernementale ou judiciaire similaire, ou pour établir ou défendre une demande légale ; ou (4) le tiers agit en tant que qu’agent ou de sous-traitant de Sigilium dans l’exécution des services (par exemple, pour l'hébergement des données).

Voici une liste non exhaustive des sous-traitants avec lesquelles Sigilium a l'habitude de travailler et qui peuvent détenir vos données à un moment donné

  • OVH : Hébergement des services
  • HoneyBadger : Monitoring de nos serveurs
  • Microsoft Azure : Si vous utilisez Office 365 pour mettre à jour vos signatures email
  • Google : Si vous utilisez GSuite pour mettre à jour vos signatures email

Vos droits à la protection des données

Conformément à la loi Informatique et Libertés et le Règlement Européen Général sur la Protection des Données 2016/679 (RGPD), vous disposez des droits d’accès, de rectification et de suppression des données personnelles vous concernant que vous pouvez exercer en nous envoyant un ticket de support à https://help.sigilium.com/ . Vos requêtes seront traitées dans les 30 jours. Nous pouvons vous demander à ce que votre demande soit accompagnée d’une photocopie de preuve d’identité ou d’autorité.

En tant qu'utilisateur du service Sigilium, vous pouvez également à tout moment modifier vous-mêmes les données personnelles vous concernant en vous loguant à votre compte et en cliquant sur “Éditer mes coordonnées”.

Cookies/Tracking

En règle générale, Sigilium utilise les cookies et le tracking aux fins d’améliorer et de personnaliser le site et/ou en mesurer l’audience. Les cookies sont des fichiers enregistrés sur le disque dur de votre ordinateur lors de votre navigation sur Internet et notamment sur le site. Un cookie ne sert pas à recueillir des données personnelles à votre insu mais à enregistrer des informations relatives à votre navigation sur le site qui pourront être directement lues par Sigilium lors de vos visites et requêtes ultérieures sur le site.

Si vous choisissez de refuser l’ensemble des cookies, votre navigation pourra être réduite pour accéder à certaines pages du site. Les cookies utilisés par Sigilium ont pour finalité de permettre ou faciliter la communication, de permettre la fourniture des services demandés par les utilisateurs, de reconnaître les utilisateurs lors d’une prochaine visite, de sécuriser les paiements que les utilisateurs peuvent être amenés à réaliser, d’enregistrer la langue parlée par les utilisateurs ou autres préférences nécessaires à la fourniture du service demandé.

Sigilium utilise aussi des outils d’analyse et de suivi afin de mesurer les données sur les sites Web et les données numériques pour d’obtenir un aperçu de la clientèle, réaliser des analyses sur l’expérience de navigation afin d’améliorer le contenu. Sigilium ne réutilise pas ces données à des fins de publicité.

Par défaut, les cookies ne sont pas automatiquement installés (à l’exception des cookies nécessaires au fonctionnement du site et des services de Sigilium). Conformément à la réglementation applicable, Sigilium requerra votre autorisation avant d’implanter tout autre type de cookies sur votre disque dur. Afin d’éviter toute gêne occasionnée par ces demandes d’autorisation systématiques et profiter d’une navigation ininterrompue, vous pouvez configurer votre ordinateur afin d’accepter les cookies de Sigilium ou nous pouvons mémoriser votre refus ou acceptation relatif à certains cookies. Par défaut les navigateurs acceptent tous les cookies.

Seuls les cookies suivants sont collectés pour une utilisation par des tiers :

  • Google Analytics : analyse de l'audience du site
  • Olark : possibilité de vous répondre en direct sur le site via un chat
  • HelpScout : accès à nos pages d'aide avec recherche.

Données de Tiers

Dans le cadre de l’utilisation de nos services, à savoir gérer de manière centralisée vos signatures emails, Sigilium a accès à toutes les informations contenues dans les campagnes d'annonce que vous créez sous votre compte.

Les données sont stockées sur des serveurs sécurisés et seul un nombre restreint de personnes autorisées peuvent avoir accès à vos campagne d'annonce, notamment à des fins de service de support.

Vous pouvez modifier ou supprimer vos contacts à tout moment depuis votre compte.

En aucun cas, Sigilium ne vend, ne partage ou ne loue vos données d'annonce et de contact à des tiers, ni ne les utilise à des fins autres que celles exposées précédemment. Nous utiliserons les informations de vos annonces seulement pour des exigences légales, pour facturer et collecter des résumés pour nos propres statistiques et aux fins de vous fournir le support client.

En tant que créateur des campagnes d'annonce, vous êtes le responsable du traitement au sens du RGPD, et Sigilium n’agissant ici qu’en prestataire de services. À ce titre, il vous appartient notamment de :

  • vous conformer à toute réglementation en vigueur, y compris les lois sur la protection des données
  • vous assurer que vous disposez de l’autorisation d’utiliser les données personnelles collectées conformément aux finalités recherchées et vous abstenir de toute utilisation non-autorisée.

Conservation des données

Sigilium collecte vos données personnelles pour les besoins de l’exécution de ses obligations contractuelles ainsi que des informations sur la façon et la fréquence d’utilisation de nos services et nous conservons ces données dans des bases de données actives, des fichiers journaux ou d’autres types de fichiers tant que Vous utilisez nos services.

Sigilium ne stocke vos données que le temps nécessaire à la fourniture du service, et pas plus longtemps que trois mois après la fermeture de votre compte ( à moins que la loi en exige autrement). Vous pourrez accéder à vos données personnelles tant que votre compte reste actif et pour une période qui peut varier selon le type de données concernées. Vos données événementielles (statistiques par exemple), seront supprimés tous les 96 mois pendant que le compte reste actif. Les autres données peuvent être supprimées à tout moment pendant l’utilisation active de votre compte, en conformité avec les dispositions énoncées ci-dessus.

Lieu de stockage des données et transferts

Les serveurs d’hébergement sur lesquels Sigilium traite et stocke les bases de données sont exclusivement situés au sein de l’Union Européenne.

Sigilium s’engage à vous informer immédiatement, dans la mesure où nous y sommes légalement autorisés, en cas de requête provenant d’une autorité administrative ou judiciaire relative à vos données.

Sécurité

Dans le cadre de ses services, Sigilium accorde la plus haute importance à la sécurité et à l’intégrité des données personnelles de ses clients.

Ainsi, et conformément au RGPD, Sigilium s’engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des données et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.

À cette fin, Sigilium met en œuvre les mesures de sécurité standard de l’industrie pour protéger les données personnelles d’une divulgation non autorisée. En utilisant les méthodes d’encodage recommandées par l’industrie, Sigilium prend les mesures nécessaires pour protéger les informations liées aux règlements et aux cartes de crédit.

Par ailleurs, afin d’éviter notamment tout accès non autorisé, de garantir l’exactitude et une bonne utilisation des données, Sigilium a mis en place des procédures électroniques, physiques et d’encadrement appropriées en vue de sauvegarder et préserver les données recueillies à travers ses services.

Malgré tout, personne ne peut se considérer comme étant complètement à l’abri d’une attaque de pirates. C’est pourquoi dans le cas où une faille de sécurité venait à vous impacter, Sigilium s’engage à vous en informer dès que possible et à faire ses meilleurs efforts pour prendre toutes les mesures possibles pour neutraliser l’intrusion et en minimiser les impacts. Dans le cas où vous subiriez un dommage du fait de l’exploitation d’une faille de sécurité par un tiers, Sigilium s’engage à vous fournir toute l’assistance nécessaire afin que vous puissiez faire valoir vos droits. Par ailleurs si, par exception, le dommage subi résultait en partie d’une faute ou négligence grave de la part de Sigilium, vous pourriez obtenir réparation dans la limite du plafond de responsabilité visé dans nos Conditions Générales d’Utilisation.

Il convient de garder à l’esprit que tout utilisateur, client ou pirate découvrant une faille de sécurité et l’exploitant s’expose à des sanctions pénales et que Sigilium prendra toutes mesures, y compris par le biais d’un dépôt de plainte et/ou d’une action en justice, pour préserver les données et droits de ses utilisateurs et les siens et d’en limiter l’impact au maximum.

Mots de passe de Comptes. En adoptant les recommandations de la CNIL concernant le niveau de sécurité des mots de passes, le mot de passe de votre compte doit contenir au moins 8 caractères, 1 chiffre, 1 nombre .

Modification de la politique de confidentialité

Sigilium se réserve le droit de faire évoluer la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment en application des changements apportés aux lois et réglementations en vigueur. Les modifications apportées vous seront notifiées via notre site web ou par email, dans la mesure du possible trente (30) jours au moins avant que ceux-ci n’entrent en application. Nous vous recommandons de vérifier ces règles de temps en temps pour rester informé de nos procédures et règles concernant vos informations personnelles.

Contactez-nous

Retrouvez un lien de contact en bas de chacune de nos pages si vous avez des questions ou vous pouvez directement contacter par email le Délégué à la Protection des Données à privacy@sigilium.com ou par courrier à : Sigilium, Attn : Délégué à la Protection des Données / 152 bureaux de la Colline - 92213 Saint Cloud Cedex - France.